Avant d'aller plus loin, je vais commencer par vous donner ma définition du concept de "Mieux travailler".
Selon moi, cela signifie travailler plus sereinement et chercher à être plus en accord avec ses aspirations. Il n'est donc pas question ici d'efficacité, de performance ou de rentabilité, mais on y reviendra plus loin. Naturellement, mon activité professionnelle est au centre de mon organisation et de mes journées (il faut bien remplir le frigo) mais comme ma vie ne tourne pas uniquement autour de ce seul pilier, je me suis organisé de manière laisser une place nécessaire à tout ce qui me tient également à coeur.
Travailler de chez soi est peut être une idée sympa si c'est un choix mûrement réfléchi mais cela n'a rien d'évident pour de nombreuses personnes (surtout si c'est imposé par une situation dramatique). Croyez-moi, cela demande beaucoup d'organisation et de détermination pour ne pas se laisser entrainer du côté obscur de la procrastination. Combien de projets sont morts-né à cause d'une incapacité flagrante à s'adapter à ce style de vie ? Combien de couples ont volé en éclat après un essai mal préparé ?
Si j'ai décidé de planifier et d'organiser mon activité, c'est principalement pour les 3 raisons qui suivent :
- être plus serein quand je travaille sur un projet client : je sais que tout le reste est calé sur des rails, je n'ai pas à m'en soucier,
- être sûr de ne rien oublier dans mon quotidien pro : je me suis organisé parce que ma mémoire n'est pas aussi fiable que mon agenda,
- avoir du temps libre à consacrer à ma vie privée : travailler c'est bien mais encore faut-il ne pas en perdre de vue l'essentiel !
Disclaimer
Le but de cet article n'est pas de vous expliquer qu'il faut vous lever le matin pour aller travailler à votre nouveau bureau qui est dans votre salon. Désolé, je ne peux rien faire pour vous ;)
Une fois que vous aurez gouté aux joies et aux bienfaits du home office, reprendre le chemin de votre ancien bureau vous sera insupportable. Et là aussi, je ne peux rien faire pour vous ;)
Mes outils pour mieux travailler
Mon métier, c'est webmaster freelance. Cela consiste à créer des sites web, à les maintenir et à développer des applications pour mes client.es. Ca, c'est mon unique activité professionnelle depuis février 2014, c'est à dire celle à laquelle je souhaite me consacrer le plus possible durant mes heures de travail. Mais comme chaque entrepreneur, je suis également obligé de tenir une comptabilité, de trouver de nouveaux clients et surtout, de préserver ma vie privée.
Pour arriver à concillier tout cela et trouver un équilibre de vie satisfaisant, il a donc fallut mettre en place une organisation qui me convienne. J'ai donc pris le temps de réfléchir à ce qui me fallait, à ce qui nécessitait d'être amélioré dans mon activité tout en gardant en tête ce qui est réellement important pour moi.
Nous sommes le 30 mars 2020. Nous sommes confinés déjà depuis plusieurs semaines et pour encore plusieurs semaines. Malgré cette situation hors normes, mon rythme de travail n'a pas changé. Je réponds à mes clients, j'envoie des devis à des prospects, je rédige et publie de nouveaux articles sur mon blog, je suis à jour au niveau comptabilité et je savoure mes soirées avec ma femme. Strictement rien n'a changé par rapport à d'habitude.
Mais soyons honnête, j'ai aussi connu des périodes moins fastes. Eh oui, nous sommes nombreux à être passé par là et à nous être laissé déborder par notre incapacité à nous organiser. Moi le premier ! Ce n'est donc surtout pas un reproche mais un simple constat qu'il faut savoir accepter et un signal à prendre en compte pour réagir. Pour beaucoup d'entre nous, il est plus simple de procrastiner que d'anticiper. Surtout quand il s'agit de tâches ingrates et/ou répétitives.
Plutôt que de vous expliquer comment je travaille (mon activité n'est sans doute pas transposable à la vôtre), je vais plutôt vous présenter quelques outils que j'utilise au quotidien et qui m'aident dans mon activité.
J'espère que mon exemple vous sera utile et que vous pourrez le transposer à votre cas personnel. C'est le but de cet article.
L'exemple de ce blog
Je prends volontairement cet exemple car il est important à mes yeux d'entrepreneur. Mon blog est l'une des portes d'entrée les plus importantes de mon site et vu le trafic que cela représente, je le dois de le soigner. Accessoirement, c'est la seule forme de publicité que je m'autorise et qui fonctionne car de nombreux clients m'ont contacté après avoir lu un ou plusieurs articles publiés sur mon blog.
Adaptez cet exemple à ce qui est essentiel dans votre activité pour trouver les bons outils et les bonnes pratiques à mettre en oeuvre pour vous aider au quotidien.
Je travaille avec plusieurs outils mais je vous en présente 4 (tous gratuits) qui m'aident vraiment, comme vous allez le voir :
- The RSS Aggregator est un agrégateur de flux RSS pour Chrome et ses dérivés qui me permet de faire ma curation et me tenir au courant de l'actualité des sujets en lien avec mon métier,
- Notepad++ est mon éditeur de texte fétiche qui me sert principalement à coder mais aussi à rédiger mes articles de blog directement au format HTML,
- Lightning est un addon pour mon client mail Thunderbird qui me sert de calendrier éditorial,
- LICEcap est un petit utilitaire très malin qui permet de créer des GIF à partir de ce qui se passe sur mon écran,
Je profite de cet article pour remercier publiquement et chaleureusement les développeurs de ces outils gratuits
Ma méthodologie
L'idée principale de ma démarche est d'être le plus efficace possible sans sacrifier la qualité (si vous voyez ce que je veux dire). Je sais par expérience qu'il me faut au minimum deux mois de publication d'avance sur mon blog pour ne pas être pris de court. Cela représente plus ou moins 10 articles rédigés d'avance. Pour être performant et maintenir l'augmentation du flux de mes contacts entrants, je dois donc publier régulièrement de nouveaux articles sur mon blog. Ainsi quand je publie un nouvel article, j'en rédige un autre pour conserver le niveau de mon stock.
Pour rédiger du contenu intéressant pour mes lecteurs (et pour moi), il faut de l'inspiration. Pour cela, je me repose sur les flux RSS et mon agrégateur Smart RSS. Je suis abonné à une cinquantaine de flux couvrant toutes les thématiques de mon métier. Pour certains domaines, je suis même abonné à plusieurs sources afin d'avoir des éclairages différents, ce qui est toujours constructif et enrichissant. Si je veux me documenter sur une actualité, me former à une nouvelle technique ou tout simplement creuser un sujet pour l'étudier, j'interroge le moteur de recherche de mon agrégateur préféré et il m'affiche tous les articles qu'il a agrégé sur ce sujet.
Une fois que j'ai trouvé le thème de mon prochain article, il ne reste plus qu'à le rédiger. Pour cette étape, j'utilise mon éditeur de texte Notepad++. Pourquoi ? Parce que grâce à cet outil, je peux écrire mon article directement au formal HTML sans avoir à passer par un traitement de texte quelconque. Cela me permet aussi et surtout de gérer la syntaxe, la mise en forme et d'avoir un code source parfaitement propre sur lequel il n'y aura pas à revenir. Si j'ai besoin de créer un GIF, je me sers de LICEcap qui est un petit outil absolument parfait pour capturer n'importe quelle partie de mon écran au format GIF.
Une fois la rédaction terminée, je crée un nouvel article dans le panneau d'administration de mon site et copie/colle le code et c'est tout. Je termine en rédigeant les balises titre et description et avec les bons visuels pour les réseaux sociaux. Je précise qu'en général la rédaction d'un seul article (rédaction, relectures, création des illustrations et mise en page comprises) représente quasiment une journée de travail. C'est donc un investissement temps qui est important mais qui est nécessaire.
En fonction de la thématique de ce nouvel article, je lui assigne une place dans mon calendrier éditorial. L'idée ici est d'alterner les sujets afin de varier les plaisirs et ne pas lasser mes lecteurs. Une alerte est créée dans mon agenda Thunderbird qui me préviendra le moment venu. Ainsi, mon article sera bel et bien publié à la date prévue. Et comme mettre en ligne un article qui est déjà rédigé ne demande que quelques minutes, je n'aurais pas à stresser le jour J puisque tout sera prêt.
Si je voulais optimiser encore un peu plus cette chaine de production, je pourrais me servir de la fonction de planification de publication des articles dans Joomla pour me passer de mon agenda Thunderbird. Certes mais je tiens à rester maitre du temps et pouvoir réagir si nécessaire face à un événement imprévu en publiant un article dicté par l'actualité.
Pour l'anecdote, j'exploite également mon agenda pour d'autres alertes en lien avec mon activité : déclaration de charges trimestrielles, facturations mensuelles, publications sur les réseaux sociaux, etc.).
Quels sont les avantages ?
De mon point de vue, les avantages sont nombreux.
J'applique cette méthode depuis l'année dernière et j'avoue être beaucoup moins stressé par la production de contenus sur mon blog. J'ai quand même une légère pression pour ce qui est de remplir mon calendrier éditorial mais vraiment rien d'insupportable. Globalement, les choses sont plus cadrées mais sans être trop rigides non plus.
Cette nouvelle organisation me laisse également plus de temps à consacrer à ma vie personnelle puisque je ne cours plus après l'horloge comme c'était parfois le cas avant. Même si je fais exactement les mêmes actions au quotidien qu'auparavant, le fait de les avoir ré-ordonner me rend moins dépendant du temps. Et comme j'ai plus de visibilité sur mon planning, j'ai aussi plus de facilité à délaisser mon bureau pour aller faire une balade ou une partie d'échec avec ma copilote, par exemple.
Par ailleurs, cela m'a également redonné le goût de la rédaction. Si vous avez suivi mon blog, vous avez remarqué qu'une longue période de silence s'était invitée ici. Ce n'est pas idéal pour fidéliser un lectorat, j'en suis consciens. La refonte de mon site (entamée il y a près de deux ans...) trainant en longueur, j'avais mis de côté mon blog par la même occasion. Ce formalisme que je m'impose me donne de nouveau l'envie de revenir au clavier pour retrouver mes lecteurs.
Le fait d'avoir retrouvé une certaine marge de manoeuvre dans mon timing me donne aussi d'autres idées et envies pour mon activité. J'aimerai, par exemple, mettre en place une newsletter régulière, rédiger un livre blanc, etc. Mais cela pourra aussi permettre de continuer d'avancer sur mon projet autour du jazz...
Enfin et parce que c'est bien le but recherché, j'aborde cette période très particulière avec sérénité car malgré cela, j'ai des projets clients qui rentrent régulièrement et je sais déjà que je serai disponible à 100% pour les traiter avec professionalisme.
L'efficacité, la performance et la rentabilité sont quand même au rendez-vous, n'est ce pas :
Conclusion
Et maintenant, c'est à vous !
Plagiez cet exemple, pompez les idées qui vous plaisent, copiez sans vergogne cet exemple si il vous inspire. Ce sera votre meilleur remerciement.
Cet exercice avait pour but de vous montrer, au travers de l'exemple de mon blog, qu'il est toujours possible de s'améliorer sans tomber dans certains excès. Gardez bien en tête que cela ne doit ni pénaliser votre activité, ni votre productivité mais seulement améliorer votre performance.
J'ai bien conscience que chaque cas est différent et que vous n'utiliserez sans doute pas Notepad++ (par exemple) pour votre activité. L'important est que cet article vous donne l'envie de vous poser, de réfléchir sur la manière dont vous travaillez actuellement pour que vous puissiez dégager des pistes d'amélioration dans votre intérêt.
Si cet article vous a aidé, ce que je souhaite, n'hésitez pas à le partager autour de vous et à me dire en commentaires ce que vous en pensez et ce que vous en avez retiré.
